Adjointe virtuelle, mais moi je préfère collaboratrice virtuelle! Un terme de plus en plus fréquent depuis un an. Mais qu’est-ce que ça fait exactement? Voici un résumé des tâches qui peuvent être déléguées. Cela vous donnera un aperçu global du travail d’une collaboratrice virtuelle. Ma mission est d’accompagner les entrepreneurs à rester dans leurs zones de génie en m’occupant de tout le reste.
Tâches spécifiques à moi…
J’ai plusieurs projets immobiliers à mon actif (multi-logements, constructions neuves, rénovations), une formation en design, une formation en éducation à l’enfance et en éducation spécialisée.
- Soutien dans la préparation de projets immobiliers et de constructions
- Service de design (préparation du design d’une pièces, planches d’inspirations, choix de mobiliers, d’accessoires et de couleurs)
- Magasinage et commandes de différents produits
- Compléter les documents demandés par les villes et la caisse
- Demander des soumissions
- Gérer les immeubles
- Rédaction d’articles sur l’enfance et la famille
Gestion des réseaux sociaux
- Création de profils
- Création de contenus
- Calendrier de contenus et trouver des sujets de publications
- Interactions avec la communauté et modération d’un groupe
- Rédaction de posts
- Programmations et publications
- Répondre aux Messengers
- Gérer les évènements
- Accepter les demandes
- Mise en ligne de vidéo You tube
- Création de publicités
Création visuelle
- Créer les visuels pour vos publications
- Créer les logos, bannières, en-têtes
- Soutien pour votre image visuelle
- Uniformiser votre image sur vos différents documents et plates-formes
- Créer des ebooks
- Créer des publicités
Service à la clientèle
- Répondre aux courriels
- Gérer les comptes recevables
- Service après-vente et élaboration de sondages
- Rédiger un manuel pour l’accueil d’un nouveau client ou un nouvel employé
- Faire le support technique
Administration et comptabilité
- Envoyer de factures aux clients
- Payer les employés
- Gérer et organiser la boîte courriel
- Faire les rapports de taxes
- Préparer les contrats
- S’occuper de la tenus de livre
- Classer et gérer les dépenses
- Payer les comptes
- Gérer une base de données
- Transcription audio et vidéo
- Passer les commandes
- Préparer les tableaux de calculs
- Préparer les soumissions
- Quickbooks
Évènements et voyages
- Planifier des voyages d’affaires
- Réserver des hotels, restaurants et vols d’avion
- Préparer des cadeaux d’employés
- Organiser un ”party” de Noel
- Participer à des salons et des évènements en présentiels
Gestion d’horaire
- Prendre les rendez-vous
- Gérer les agendas
- Procéder aux rappels
- Préparer les horaires de travail
- Coordonner les réunions
- Transmission de l’information aux personnes concernées
Rédaction et création de documents
- Créer les formulaires
- Préparer les PowerPoint
- Rédiger les ordres du jour et des compte-rendu de réunion
- Préparer et envoyer les invitations
- Rédiger les procédures
- Créer les documents PDF
- Écrire les ententes de services
- Composer les infolettres
Anne-Marie Couture
AM Virtuelle
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